Sécurité & Gestion des Données

Nous appliquons un principe de stricte minimisation : seules les informations nécessaires à l'exécution de l'opération demandée sont traitées (par exemple : prénom, numéro de téléphone, date de réservation et nombre de couverts pour un restaurant, ou caractéristiques d'un bien pour une agence immobilière). Aucune donnée superflue n'est demandée ni conservée.

Cela dépend du fournisseur. Nous préférons vous le détailler plutôt que de répondre par un « non » commode.

Pour le traitement de texte (OpenAI, Anthropic) : non. Les conditions d'utilisation de leurs interfaces professionnelles excluent la réutilisation des données transmises pour entraîner leurs modèles.

Avec Mistral (option européenne, voir le point 03) : leur politique prévoit l'entraînement sur vos données sauf opposition explicite — ce n'est pas désactivé d'origine. Nous activons donc ce refus au moment de la mise en service, et nous vous le confirmons par écrit. Leur conservation des échanges d'interface est par ailleurs limitée à 30 jours glissants.

Pour l'agent vocal (Retell AI, voir le point 03) : non. Nous leur avons posé la question par écrit le 18 août 2026, et leur réponse du 20 août est sans ambiguïté : Retell n'utilise ni les enregistrements, ni les transcriptions, ni la configuration des agents pour entraîner, affiner, évaluer ou comparer des modèles — les siens comme ceux de tiers. Leurs propres sous-traitants sont contractuellement limités au seul service qu'ils rendent. Cet engagement ne tient pas à une case à cocher : il prend effet avec le contrat de sous-traitance, que nous signons avant toute mise en service. Nous conservons leur réponse écrite et nous vous la transmettons sur demande.

Il y a trois niveaux, et c'est vous qui choisissez. Le niveau retenu dépend de ce que votre automatisation doit faire. Nous en décidons ensemble à l'audit, avant toute mise en service.

Niveau 1 — sans intelligence artificielle : rien ne sort. Beaucoup d'automatisations n'ont besoin d'aucune IA : relances de réservation, confirmations, commandes fournisseurs sur seuil de stock, rapports. Tout tourne alors sur nos propres serveurs. Vos données ne quittent pas notre infrastructure.

Niveau 2 — avec une IA européenne. Quand un traitement par IA est nécessaire, nous pouvons passer par Mistral, société française dont les serveurs sont dans l'Union européenne et qui relève du RGPD. Vos données sortent alors du Québec — nous le disons plutôt que de le taire — mais elles restent dans un cadre exigeant, et nous désactivons l'entraînement sur vos données (point 02).

Niveau 3 — avec une IA américaine. Certains traitements demandent aujourd'hui OpenAI ou Anthropic. Les données partent alors aux États-Unis. C'est également le cas de l'agent vocal, qui ne peut pas fonctionner sans fournisseur spécialisé (voir ci-dessous).

Ce que nous hébergeons nous-mêmes, dans tous les cas : les points d'entrée (formulaires web, réception de webhooks), la mesure d'audience de ce site et les automatisations que nous écrivons. Transferts chiffrés (HTTPS / TLS 1.3), règles d'accès strictes, pare-feu applicatif.

Ce qui sort : un agent vocal ne peut pas fonctionner sans fournisseur spécialisé. Nous utilisons Retell AI. Leur politique de confidentialité indique que l'entreprise est établie aux États-Unis et que les renseignements personnels y sont « principalement stockés et traités ». Ils déclarent les certifications SOC 2 Type II, HIPAA et la conformité RGPD, et encadrent les transferts internationaux par clauses contractuelles types.

Ce que ça veut dire pour vous : les appels traités par un agent vocal sortent du Québec. Vous le savez avant de signer, pas après. Si cette sortie est incompatible avec vos obligations, dites-le dès l'audit : certaines automatisations — relances, réservations par formulaire, veille des avis — fonctionnent sans agent vocal et sans ce transfert.

Par défaut, l'agent vocal traite la voix en temps réel pour comprendre l'interlocuteur et transcrire uniquement les éléments utiles à la demande (nom, heure de réservation, objet de l'appel). Si vous souhaitez conserver des enregistrements audio pour un contrôle qualité, une annonce de consentement préalable est obligatoirement diffusée à l'appelant, conformément aux exigences légales.

La durée de conservation est réglable chez Retell AI, de 1 jour à 2 ans, agent par agent, pour les transcriptions, les enregistrements et les journaux. Nous la réglons à 7 jours par défaut : assez pour vérifier un litige de réservation le lundi après un week-end chargé, assez court pour ne rien garder d'inutile. Vous pouvez demander une autre durée — dans ce cas nous vous confirmons par écrit la valeur retenue avant la mise en service.

Nos agents sont programmés pour ne jamais inventer d'information en cas de doute (règle anti-hallucination). Si une question dépasse son périmètre défini, l'agent vocal ou conversationnel transfère poliment l'appel vers un membre de votre équipe ou propose à l'interlocuteur de laisser un message qui vous est transmis instantanément.

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l'exécution de la mission convenue avec vous, ou selon les obligations légales de conservation (ex: justificatifs comptables). Une politique de purge automatique des données temporaires de transit est paramétrée selon vos souhaits.

Vous ou vos clients pouvez à tout moment exercer vos droits d'accès, de rectification ou de suppression définitive en nous écrivant directement à jessy@aichronoscorp.com. Les demandes sont traitées sous 48 heures ouvrées.

Basée à Montréal, AiChronosCorp conçoit ses architectures selon les principes de protection des renseignements personnels édictés par la Loi 25 au Québec et par le RGPD : consentement éclairé, finalité explicite du traitement, minimisation des collectes, sécurité des accès et droit à l'effacement.

Communication hors du Québec. La Loi 25 encadre la communication de renseignements personnels à l'extérieur de la province. Dès qu'un agent vocal entre dans votre projet, c'est le cas (point 03). Nous vous remettons alors, avant la mise en service, la liste écrite des fournisseurs concernés, des pays où les données transitent et des durées de conservation retenues — de quoi mener votre propre évaluation et, si vous le souhaitez, la faire valider par votre conseil juridique. Nous ne nous substituons pas à lui.